Kurz und Knapp: Wir lassen unsere gesamte Eingangspost durch unseren Partner Caya aus Bamberg mittels dem Postbox-Service digitalisieren. Dadurch haben wir mehr Zeit für das Wesentliche. – Die Verwaltung Ihrer Immobilie.
Warum nutzen wir diesen Service?
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre Immobilie werterhaltend zu verwalten. Dafür brauchen wir vor allem Zeit um uns um die Immobilie zu kümmern. Der wesentliche Erfolgsfaktor hierfür ist die Digitalisierung von Prozessen.
Einer unserer Hauptprozesse ist die Buchhaltung und damit die rechtssichere Abrechnung ihrer Immobilie. Hierbei kommt es neben Schnelligkeit und Korrektheit vor allem auf Transparenz an.
Die Grundlage der Transparenz ist die dauerhafte und barrierefreie Verfügbarkeit aller Informationen. Diesem Anspruch werden wir durch unser Portal in Kombination mit unserem Digitalisierungsprozess gerecht. Hier kommt die CAYA Postbox in Spiel.
Was ist Caya?
Caya ist unser Dienstleister zur Digitalisierung unserer Eingangspost. Die Mitarbeiter von Caya scannen unsere und Ihre Post und stellen uns diese als Scan zur Verfügung. Caya kommt ursprünglich aus Berlin, hat seinen Standort für den Scan Service aber in Bamberg. Die Scans die wir von Caya erhalten, nutzen wir für die Buchhaltung und die Verwaltung Ihrer Immobilie. Durch Ihren Portalzugang haben Sie daher immer die volle Transparenz zu Ihrer Immobilie.
Warum Caya?
Caya ist der Marktführer zur Digitalisierung von Post. Das gesamte Unternehmen und auch alle Mitarbeiter sind sowohl GoBD Konform als auch ISO9001 zertifiziert. Der Datenschutz steht damit bei Caya an erster Stelle. Damit ist Caya der bester Partner für besonders sensible Post wie Ihre. Neben uns vertrauen bereits viele weitere große Unternehmen auf diese Service. Dazu gehören xxx, xxx, xxx, und die xxxx.
Warum gebt ihr diese Adresse direkt an und macht keine Umleitung der Post?
Diese sehr gerechtfertigte Frage können wir einfach beantworten: Schnelligkeit.
Post die direkt zu Caya gesand wird, wird ohne Zeitverlust umgehend digitalisiert. Die Post, zu unseren Büros geschickt wird, muss erst von der deutschen Post umgeleitet werden. Das kann ein paar Tage in Anspruch nehmen.
Was passiert wenn ich einen Brief doch an die Büroadresse sende?
Das ist kein Problem. Wir haben bei der Deutschen Post einen Umleitung einrichtet. Etwas langsamer als bei einer Direktsendung an die Postbox wird auch diese Post entsprechend digitalisiert und bearbeitet.
Was passiert mit dem Original?
Die Originale werden beim Dienstleister für 3 Monate aufbewahrt. In dieser Zeit können wir diese im Original erhalten. Nach den 3 Monaten werden diese Datenschutzkonform verwertet.
Wäre Email nicht einfacher?
Absolut. Nicht nur aus Prozess sondern auch aus Nachhaltigkeitsgesichtspunkten ist die Informationsübermittlung auf digitalem Weg (z.B. Email) der bessere. Da Emails bereits seit 2009 das Textform Erfordernis abdecken, ist die Mail übrings genau so wirksam wie ein Brief. Natürlich gibt aber auch immer ausnahmen. Diese können sein, dass das eine Schriftformerfordernis vorliegt oder das der Absender einfach keine Email-Adresse besitzt. Für diesen Fall setzten wir Caya ein.
